נתוני מתאמנים והחוק: מה מאמן חייב לדעת

מאמן כושר ממוצע מחזיק על כל מתאמן יותר מידע רגיש מאשר רוב בתי העסק הקטנים בישראל: הצהרת בריאות, פציעות ומגבלות, תרופות לפעמים, מדידות גוף, תמונות לפני ואחרי, ופרטי חיוב. בעברית פשוטה, זהו מאגר מידע, והאחריות עליו היא של בעל העסק.

הבהרה לפני שממשיכים: זהו מידע כללי ולא ייעוץ משפטי. לשאלות ספציפיות לעסק שלכם כדאי לפנות לעורך דין.

למה זה בכלל נוגע למאמן

חוק הגנת הפרטיות בישראל מתייחס למידע על מצב בריאותו של אדם כמידע רגיש, ומחיל עליו חובות מחמירות יותר מאשר על שם וטלפון. הצהרת בריאות של מתאמן, רשימת פציעות או המלצת פיזיותרפיסט נכנסות לקטגוריה הזאת. גם תמונות גוף, שרבים לא חושבים עליהן כעל מידע רפואי, הן מידע אישי מובהק שאדם יכול לבקש למחוק.

החובות המרכזיות שרלוונטיות כמעט לכל מאמן:

• לאסוף רק מה שנחוץ למטרה שלשמה נאסף.
• ליידע את המתאמן מה נאסף, למה, ומי עוד רואה את זה.
• לקבל הסכמה, ובמידע רגיש הסכמה מפורשת ולא הנחה שבשתיקה.
• לאבטח את המידע באמצעים סבירים ביחס לרגישותו.
• לאפשר עיון ומחיקה כשמתאמן מבקש.

הבעיה עם וואטסאפ ואקסל

זו לא הערה תיאורטית. כשהצהרת בריאות של מתאמן יושבת כצילום מסך בשיחת וואטסאפ בטלפון הפרטי שלכם, קורים כמה דברים בבת אחת. המידע נמצא במכשיר שאין עליו בהכרח נעילה ראויה, הוא מגובה לענן פרטי שלא נועד לכך, אין דרך למחוק אותו באופן מסודר אם המתאמן יבקש, ואם הטלפון אובד אין לכם דרך לדעת מה בדיוק דלף.

קובץ אקסל שנשלח במייל בין שני מאמנים בסטודיו הוא אותו סיפור: העתקים מרובים, בלי בקרה על מי פתח, בלי מחיקה אמיתית.

העיקרון המנחה פשוט: מידע רגיש צריך לשבת במערכת אחת עם הרשאות, ולא להתפזר בין ערוצים אישיים.

ארבע פעולות מעשיות

1. לרכז את המידע במקום אחד

מקום שבו אפשר לדעת מי ניגש למה, ושבו מחיקה היא מחיקה ולא רק העלמה מהמסך שלכם.

2. להגביל הרשאות בין מאמנים

בסטודיו עם כמה מאמנים, לא כל מאמן צריך לראות את ההצהרות הרפואיות של כל המתאמנים. גישה לפי צורך היא גם דרישה סבירה וגם הגיון עסקי.

3. לבקש הסכמה מפורשת לתמונות

במיוחד לפרסום. הסכמה לאימון אינה הסכמה לפרסם תמונת גוף באינסטגרם, ואלה שתי בקשות נפרדות. כדאי שתהיה בכתב.

4. לדעת מה קורה כשמתאמן עוזב

אין צורך למחוק מיד את הכל, ויש דברים שצריך לשמור מסיבות חשבונאיות. אבל כדאי שתהיה לכם החלטה מודעת מה נשמר וכמה זמן, ולא שהמידע פשוט יישאר לנצח כי אף אחד לא חשב על זה.

מה לבדוק אצל ספק תוכנה

אם אתם עובדים עם מערכת, אלה השאלות שכדאי לשאול לפני שמעבירים אליה מידע רפואי:

• איפה השרתים ומי עוד ניגש למידע.
• האם יש הרשאות ברמת המשתמש, לא רק סיסמה אחת לעסק.
• האם מחיקת מתאמן מוחקת גם את הקבצים שלו.
• האם אפשר לייצא את המידע החוצה, כדי שלא תהיו כלואים.
• האם יש מדיניות פרטיות כתובה, ומה כתוב בה על שימוש במידע שלכם.

השאלה האחרונה חשובה יותר משנדמה. ספק שמנסח לעצמו זכות רחבה להשתמש בנתוני הלקוחות שלכם הוא סיכון עסקי, לא רק משפטי.

למה זה משתלם ולא רק מחייב

מעבר לחובה, יש כאן יתרון. מתאמן ששוקל להעביר אליכם את המידע הרפואי שלו, ורואה שיש לכם תהליך מסודר במקום בקשה לשלוח צילום מסך בוואטסאפ, מקבל אות ברור על רמת המקצועיות שלכם. זה משפיע על ההחלטה שלו להצטרף, ובוודאי על ההחלטה שלו להמליץ עליכם.